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GTD e Action Method
Particularmente eu prefiro anotar minhas tarefas no papel, e não em agenda eletrônica, porque o papel está sempre ali na mão para quando você precisar, na hora em que precisar, ao contrário do computador. O GDT é moderno, fácil também, mas acredito que só será útil pra quem realmente se organiza e trabalha o tempo todo no computador. Achei mais legal a Action Method - os produtos em papéis. Não é uma agenda "pesada". É prática. A maior vantagem que eu vi no GTD foi em utilizá-la para a comunicação interna de uma empresa, porque aí sim, você pode fazer com que todos os colaboradores estejam ligados com o que acontece/acontecerá na instituição. Como se fosse uma newsletter.. um e-mail interno…
O primeiro modelo que considero o tradicional consiste em um indivíduo organizar seu dia-a-dia de forma braçal, (utilizando da escrita, ex.), com dispêndio de muito tempo para colocar e planejar uma maneira edicaz e agil de desenvolver um "calendário". Particularmente adoto ainda este modelo em especial devido à rapidez que já adquiri ao elaborar um projeto neste modelo
O segundo modelo seria este que promove uma nova maneira de criar num âmbito virtual, com ferramentas que facilitariam, por seu uso estar atrelado a facilidade do ser humano com os meios eletrônicos. Em alguns casos ultilizo este modelo, mas por ainda ter dificuldades de obter certos meios eletrônicos ainda me vejo preso os modelo anterior.
Mas acredito que a adesão do "jeitinho brasileiro" à esse modelo proposto pela transferência do "tátil" (jornal escrito, por ex.) para o "virtual"(idéias não mais "impressas") não seria um processo imediato, e sim gradual. Mas poderia ser implementado sem sombra de dúvidas, a medida que tais elementos eletrônicos comecem a virar mais usuais na cultura brasileira.
Para organizar tarefas costumo utilizar outros metodos em conjuntos, não somente me prender a um método, pois ao utilizar outros métodos em conjunto aumento a eficácácia de ambos.
Em trabalhos escolares e no própio trabalho utilizo métodos como o supermemo e o mapa mental (buscar no google - software´s auxiliares)
Desconhecia os softwares apresentados hoje, mas em pouco tempo de uso posso dizer com certeza que serão incorporados ao dia-a-dia.
Na implementação de uma comunicação interna, a principio utilizaria o scrumy - apresentar um modelo mais dinâmico - colocando bastantes elementos gráficos no estilo do mapa mental.
Num segundo momento adotaria o actionmethod ou o nozbe, para aprofundar um pouco mais os elementos apresentados.
E por fim utilizaria um modelo do supermemo para aprendizado e criar um "hábito" para que essa comunicação "nova" tivesse um assentimento maior.
As pessoas organizam suas tarefas via agenda impressa e da maneira virtual. Para mim a melhor maneira de se programar ainda é por agenda impressas, pois não estou 24h por dia conectada à internet. Acredito que a organização virtual do dia-a-dia será muito utilizada porque o computador vem tomando conta da rotina. A agenda na google é interessante, porém é preciso que você esteja conectado a rede para visualizar os lembretes.
Conheço outra forma de organização que se compõem de quadros ou bilhetes geralmente deixados na parede da sala ou quarto, locais frequantados na casa.
A comunicação interna pode ser melhorada a partir desses novos métodos virtuais, desde que a empresa esteja habituada a utilizar a rede.
A organização pode ser feita em agendas e materiais impressos ou através de ferramentas virtuais. A maneira mais moderna funciona mesmo para quem passa o dia todo trabalhando no computador, eu ainda prefiro usar agendas de papel.
Acho muito viável o brasileiro se adaptar ao novo método, mas não a curto prazo, pois infelizmente o acesso à internet ainda não é para a maioria da população. Porém o mais importante o brasileiro tem, que é o interesse, podemos ver isso nos dados do orkut,onde a maioria dos usuários são brasileiros.
Uma outra idéia para organização de tarefas é o sistema de Kanban, que mesmo criado para o controle da produção industrial pode perfeitamente ser utilizado para o controle de tarefas dentro das instituições.
Dentro das instituições esses métodos podem ser muito bem aproveitados, por exemplo em projetos, com o Action Method Online e o GTD podemos ter todo o projeto discriminado e ao saber em tempo real quais atividades devem ser feitas e quais já foram realizadas.
Como a maioria, ainda estou habituada a utilizar métodos mais convencionais de organização de tarefas. A boa e velha agenda me acompanha diariamente, pois nem sempre que é necessário registrar algum lembrente é possível estar conectado. O horário de aulas é um exemplo disso. Apenas 2 das disciplinas que cursamos costumam ter aula no laboratório.
Tentei me adaptar a alguma das várias opções indicadas, que utilizam o GTD e o Action Method, mas não consegui passar dos primeiros dias. Como não deixei de usar a agenda, tinha a impressão de fazer o mesmo trabalho duas vezes.
Mas, em empresas, acredito que um sistema que servisse como um mural de tarefas virtual seria muito útil. Uma mesma planilha poderia conter todas as atividades e permitir uma visão geral do andamento da organização, além de ser mais flexível para mudanças do que anotações em papel.
Acho que estes métodos ainda vão levar um certo tempo para ganharem espaço entre os brasileiros. Embora o acesso ao computador esteja numa crescente inegável, ainda não é uma opção que chega a todos. Ou então, chega com restrições em muitos casos. Por isso, maneiras convencionais persistem.
Eu fiz o cadastro no TaskWriter mas também não consegui passar de um dia da utilização. A boa e velha(apesar de ser grande e pesada) agenda está sempre na bolsa. Tem-se a vantagem de tê-la ao alcance da mão a qualquer momento.
Essas ferramentas virtuais são realmente funcionais para quem passa o dia todo trabalhando na frente do computador.
Serviria como uma ferramenta da comunicação interna sendo um "painel" no qual são descritas todas as atividades da instituição estando sempre perto de quem passa o dia com o pc ligado.
Eu concordo com a Maira e demais que preferem agendas impressas.
Apesar de termos computadores, celulares, palms, enfim, diversas ferramentas de acesso à internet, a rede nem sempre está tão acessível quanto a agenda com anotações na bolsa.
Acredito que essa escolha é muito pessoal, e depende do estilo de vida que cada um leva. Eu, por exemplo, não possuo um notebook para me acompanhar no dia-a-dia, mas muitos colegas tem e chegam a dispensar não só a agenda, mas até o caderno da faculdade pelas anotações virtuais.
Nas empresas que possuem eventos que envolvem várias pessoas essa ferramenta pode ainda mais proveitosas do que para uso individual. Reuniões, congressos, feiras, tudo pode ser agendado de forma coletiva.
Como a Kellen, eu também fiz cadastro no TaskWriter, e coloquei alguns compromissos para ver o funcionamento do site. É bacana… mas eu ainda prefiro o papel!
Em uma emprasa, a organização de tarefas é uma necessidade primária. Agenda de compromissos, prazos, prioridades, escala de trabalho… todas essas questões fazem parte da rotina institucional.
Cada funcionário precisa ter sua organização pessoal, cada departamento tem suas tarefas organizadas, e, de maneira mais ampla, a empresa funciona bem quando estas tarefas são cumpridas dentro de uma certa sincronia.
Nesse processo, a comunicação interna é fundamental. É neste ponto que os novos métodos virtuais podem ajudar, facilitando a interação entre departamentos e tornando informações acessíveis a todos os funcionários. Isso contribui para otimizar a organização das tarefas da empresa.
O texto que fala sobre GTD na wikipedia levanta uma questão bem útil: "A psicologia do GTD baseia-se em tornar fácil e divertido o arquivamento, busca e recuperação de todas as informações relacionadas às tarefas que você precisa fazer."
Considero essa umas das grandes vantagens desse método de gerenciamento de ações, a facilidade de arquivamento e pesquisa.
Apesar disso, acredito que nada impessa que cada funcionário adote sua própria técnica de organização. Se julgar que a agenda em papel é mais eficiente para o que precisa, então que a adote. O que importa é encontrar a melhor forma para não esquecer compromissos!
De todas as ferramentas, a que eu achei mais funcional é o Zirrus, pois possui uma interface bem simples e lógica.
Dentro de uma instituição, ele teria grande utilidade para os empregados que trabalham em frente a um computador, pois ele permite administrar e agendar suas tarefas por níveis de prioridade que você mesmo determina.
Eu, particularmente, ainda prefiro me organizar com um método mais tradicional: as vezes eu escrevo em agenda ou as vezes colo uns post-it na tela do computador. Mas, por outro lado, achei muito interessante também a PocketMOD. Ela possui a praticidade de uma agenda escrita, pois você não precisa estar na frente de um computador para se "manter organizado", também possui um formato compacto (cabe no bolso) que auxilia no transporte, e acho mais "ecologicamente correta" do que uma agenda de papel comum, pois com a PocketMOD você personaliza as páginas de sua agenda compacta e imprime somente o conteúdo necessário para ser utilizado (programação diária, calendário mensal, páginas pautadas para rascunho e até joguinhos como jogo da velha e sudoku).
O método de Gerenciamento de Ações (GTD) proposto por David Allen parece ser uma ótima opção para quem não conseguem se organizar, pois apresenta uma metodologia de organização pessoal que ensina as pessoas a lidar melhor com os seus afazeres do dia-a-dia.
Eu achei interessante usar o GTD para gerenciar compromissos como forma de aumentar a produtividade e diminuir o stress, porque vc consegue se organizar para cumprir todas as tarefas diárias.
Por isso, como forma de implementar o GTD, optei pelo Remember The Milk. O Remember permite criar várias listas de tarefas, definir prioridades, prazos, notas, etiquetas, qual o tempo estimado para concluir a tarefa. Isso é o básico, mas ele pode fazer muito mais. Por exemplo, se uma tarefa vence hoje, o sistema avisa o usuário no horário que ele pedir. Não somente por e-mail, como faz a maioria. Ele avisa no Skype, no MSN, no celular, via RSS, onde o usurário solicitar.
Então, eu acredito que uma pessoa que consegue organizar sua vida pessoal, será, obviamente, uma pessoa organizada no trabalho. E assim, pode aproveitar melhor o seu tempo. Por isso, as empresas devem incentivar seus colaboradores a aprender a gerenciar melhor o seu tempo, pois esse fator influencia diretamente na produtividades dos funcionários.