Labmm 209 Aula03
10 de Setembro de 2009
To Do, Calendários, Listas, Lembretes, Clientes
To Do:
Listas
- I Did Work (!!)
- ListMania (!!!)
- 43things (!!), cumpra objetivos…
- storyz (!!), conte estórias…
- toodledo | iPrioritize | listflock | flexlists (!), no estilo planilhas… | listphile (!), listas compartilhadas | diddit (!), escreva sobre o que você fez… | WipeeList
CRM:
Lembretes:
- PingMe (!!!)
- Remember the Milk (!!!)
- doris (!!!)
Calendários:
- 14dayz (time tracking) | don't break the chain (!!) | markadee (!)
Web 2.0 para o dia-a-dia
Muito além de simples calendários ou lembretes, ferramentas como Zoho CRM, Hi Task, List Mania, Milk remember, são suportes multi funcionais, para o dia-dia de qualquer um dentro ou fora de uma empresa. Seus usuários podem gerenciar tarefas, compromissos, fazer listas de eventos ou simples lembretes, que serão mostrados assim que ele entrar em sua agenda eletrônica.
O Zoho CRM é uma ferramenta muito útil para empresas, através da qual é possível manter um contato com clientes, gerenciando relacionamentos administrativos, mandando mensagens para colegas, pode-se também personalizar sua página pessoal, organizar atividades, campanhas, relatórios e ouros.
His Task e Milk remember são mais próximos específicos para guardar atividades e compromissos com alguns diferenciasis funcionais de um para o outro.
List Mania uma forma rápida e simples de listar atividades ou tudo aquilo que você não pode esquecer.
Mais do que simples lembretes, estes programas são uma forma diferente, criativa e fácil, para ser utilizada e muito importante no dia-dia de todos, fugindo do convencional calendário básico ou da agenda que você esqueceu em casa.
Os vários tipos de organizadores de tarefas listados podem ser aplicados de maneiras diferentes em vários aspectos da vida profissional de um indivíduo ou mesmo de uma empresa. Ferramentas estilo "To Do" podem ser úteis para listagem de tarefas a ser desenvolvidas em grupo, pois permitem acesso conjunto e até mesmo discussões (no estilo de fóruns) em cada postagem. Os serviços indicados possuem, cada um, algums peculiaridades, porém, isso não significa que um seja melhor que o outro, afinal, todos podem ser perfeitos para algumas funções em específico.
No meu local de trabalho, utilizamos o Basecamp para realizar pedidos de imagens referente aos programas inseridos no site. Esse é um modo mais organizado de realizar este tipo de tarefa, pois além de facilitar a vida de quem deve criar as imagens, pois sabe-se de tudo o que precisa ser feito, este serviço também serve como registro de que (e de quando) cada tarefa foi solicitada.
Um serviço do mesmo gênero, o HiTask, já possui mais funções que o anterior, pois permite a programação com calendários e também o registro de equipes de trabalho, facilitando ainda mais a divisão de grupos de trabalho de um mesmo projeto, por exemplo.
Funcionando de modo mais simples e particular, o estilo "Listas" tem mais a função de um papel preso à geladeira com tudo o que precisa ser feito naquele dia. Sob uma ótica profissional, este tipo de serviço parece ter também uma função mais de organização individual, onde os funcionários que acham necessários organizar eletrônicamente seus afazeres diários inserem tópicos e ali e os elmininam conforme se torna necessário.
Os serviços de "CRM" seja talvez os mais complexos dentre os apresentados, visto que possuem uma infinidade de recursos para fazer valer o seu próprio significado e ser um verdadeiro gestor de relacionamento com o cliente. Segundo a Wikipédia, "trata-se, sem dúvida, de uma estratégia de negócio" em que as empresas abrem espaços para que os clientes façam parte dos processos de negócios, visando, desta forma, suprir algumas necessidades dos próprios clientes. Dentro de uma instituição que procura melhorar seu relacionamento com o cliente e, obviamente, abrir espaço para maior participação de seus compradores visando conhecê-los melhor, ferramentas deste gênero podem ser de grande valia.
As ferramentas de Lembretes são bastante semelhante a de Listas, porém, com a vantagem de que aqui é possível uma melhor organização de suas tarefas e, como o nome já deixa bastante claro, o envio de lembretes para seu email, Twitter ou até mesmo telefone celular (visto que alguns serviços podem ser adquiridos na App Store do iPhone, por exemplo). Aplicar este tipo de serviço dentro de uma empresa também pode ser útil para projetos não imediatos a serem desenvolvidos por grupos de trabalho, pois ele normalmente permite acesso e edição mútuos às tarefas propostas.
Por fim, serviço de Calendário congregam um pouco de tudo isso que foi apresentado até agora, pois funcionam tanto como um calendário convencional, onde você pode marcar suas tarefas e compromisso a serem realizados, com suporte a compartilhamento com outros usuários e, em alguns casos (como o do Google Agenda), suporte a publicação de agendas, permitindo que outros usuários possam visualizá-las indicriminadamente. Aplicando este serviço a uma organização, seria possível compartilhar uma agenda na qual estariam anotadas as próximas reuniões de um projeto, por exemplo, e todos os envolvidos a teriam em seu serviço de agenda. Assim, aproximando-se da data prevista, seriam lembrados via email da tarefa.
Tendo em vista a difusão constante de novas tecnologias, os planos de inclusão digital e coisas do gênero, nada mais sensato do que as organizações adequarem-se e otimizarem seu tempo e seus esforçoes particulares para melhor agir e, por que não dizer, crescer nesse mercado tão feroz e ferrenho.
Para otimizar o tempo e estipular o que cada um há de fazer, o que pode ser melhor que um organizador de tarefas? Todoist é uma ferramente que organiza tarefas, de forma simplificada e por isso rápida. Tem a grande vantagem de ser gratuita e por ser intuitiva é bastante interessante para organizações as quais tenham iniciantes nesse mundo virtual. As vantagens não param por aí, pode ser integrado ao gmail e é compatível com o Firefox, pode ser acessado de qualquer lugar. E além de tudo aceita alguns plugins, que provavelmente continuarão a ser desenvolvidos, enriquecendo ainda mais a interatividade e usabilidade da ferramenta.
O HiTask oferece duas modalidades para uso pessoal ou corporativo. Parece ser ainda mais simples a partir de sua interface. Para o uso particular, não há nada de peculiar o bastante para, por exemplo, me convencer a deixar de usar o google agenda. Porém, ainda assim, pensando no uso nos negócios, há alguns diferenciais que podem ser bem atrativos para quem procura adotar uma ferramenta de organização de tarefas, permite o uso de um domínio diferente, por exemplo, suaempresa.hitask.com , ainda é possível haver certa customização, pode-se configurar com a logo da empresa por exemplo. Compartilha calendário e tarefas. Possui uma interessante forma para interatividade. Além de poder ser sincronizado com qualquer aparelho que utilize-se da interface iCalendar protocol.
OnStage também tem uma interface simples, usual e interessante. além disso, o site é um tanto convidativo, já que antes de você pode fazer uma "tour" pelos serviços e pelo uso da ferramenta.
Esse tipo de ferramenta pode ser utilizada para diferentes fins, todavia, pode-se observar que o uso institucional pode ser bastante interessante para os negócios. Afinal, há quem defina algumas dessas ferramentas como feitas para negócios. O fato é que qualquer um que precise organizar sua vida, em qualquer âmbito, pode valer-se de qualquer uma dessas ferramentas, já que se encontram diversas no mercado gratuito virtual.
Para os mais adiantados tecnologicamente, ainda há a opção de tornar vários desses serviços acessáveis pelo telemóvel, desde que esse suporte tal tecnologia, o que daqui em diante parece não ser tão incomum nos novos lançamentos das empresas de aparelhos telefonicos ou de computadores. A propósito, o que garante que em um período de tempo relativamente curto, os aparelhos não se unam todos em um só?
Enfim, não podemos falar sobre esse assunto sem mencionar as facilidades do mundo google, o que começou apenas como uma ferramenta de pesquisa, hoje dispõe de várias formas de beneficiar a vida e suas relações sociais. A principal vantagem é que se algum indivíduo vier desenvolver alguma nova tecnologia que trabalhe concomitante ao email ou qualquer utilidade google. O que passa a ser disponível no "Google Labs" e pode ser testado, e consequentemente melhorado pelos usuários mais avançados.
Tudo isso, na era da web 2.0, deixa de ser luxo ou coisa de quem tem muitos compromissos formais. está acessível a qualquer um que tenha acesso a internet…
O que antes existia no papel, passa a ser virtual, o que antes precisava ser consultado, passa a te avisar. Ocorre uma evolução constante e muitos de nós assistimos de camarote…
onde isso vai parar?
Ferramentas adicionais para agilizar e organizar o tempo, tarefas e dados sempre são bem-vidas não só no campo profissional, mas nas tarefas cotidianas também. Serviços on-line que favorecem esta organização e planejamento são ainda mais bem vistos, pois por serem on-line, não exigem instalação e tudo o que for inserido pode ser visualizado em qualquer lugar do mundo. Desta maneira, é possível ficar livre da dependência de um computador específico. Esta liberdade proporcionada por serviços on-line se tornou o diferencial de muitas empresas que podem compartilhar projetos e informações em geral pela web.
Há vários tipos e propostas de serviços on-line que permitem organizar-se melhor e aumentar a produtividade. Divididos basicamente em: to do, listas, CRM, lembretes e calendários, a gama de variações de uso e possibilidades não para de crescer.
Serviços voltados ao to do, podem ser usado por empresas, grupos de pesquisa ou desenvolvimento de projetos para orientar tarefas que precisam ser realizadas. Assim como anotamos tarefas, estes serviços permitem transferir para a Internet nossas demandas diárias. Já as listas, são mais utilizadas para se ter um panorama geral de um dia ou projeto, sendo assim, em empresas cada funcionário pode receber ou compartilhar listas com todas as tarefas a serem realizadas em um dia ou prazo pré-determinado.
Serviços de CRM (Customer Relationship Manager) são voltadas essencialmente administração de informações sobre clientes. Geralmente com mais recursos, estas ferramentas permitem que se tracem perfis de clientes, gerencie seus dados e use estes dados como base para futuras abordagens. Lembretes, como o próprio nome sugere, são serviços que permitem criar pequenas mensagens que servirão como aviso prévio sobre a chegada ou necessidade de realizar alguma tarefa. Já os calendários, tanto on-line, quanto os que estamos acostumados a ter em nossas casas, servem para acompanhar a passagem do tempo e, em alguns serviços on-line, também permitem a inserção de lembretes de tarefas.
É indiscutível o fato de que administrar o tempo no ambiente de trabalho é essencial. Isso garante uma produtividade maior, aproveitamento do tempo, prazo para a realização de tarefas e qualidade de vida.
O serviço ToDo funciona, basicamente, por meio de listas organizadoras. Os três exemplos citados, TodoIst, HiTask e OnStage, têm diferenciações que podem ser melhor utilizadas para uma instituição. Enquanto os dois primeiros são mais simples e ajudam na organização por meio de listagem de afazeres, o OnStage pode ser mais funcional.
Em uma instituição, o OnStage é capaz de fornecer serviços como customização da página, com nome e logo, permitindo identificar a empresa entre outras do mesmo nicho; os projetos são colocados em diferentes páginas/ abas para melhor visualização das pendências; há uma página de mensagens, o que permite interação entre as pessoas dessa instituição; arquivos podem ser anexados nas mensagens e serem “baixados”, poupando o email de compartilhar arquivos que muitas vezes podem não chegar ao destinatário; além do calendário disponível.
Os serviços de listas, I Did Work, List Mania, 43things, diferenciam dos serviços de listas acima citados por serem compartilhados diretamente com outros membros da equipe para o acompanhamento das tarefas. Exceto o Storyz cuja função é mais de entreter do que funcionalidade institucional, pois nele você cria uma história, um evento e posta na sua página, podendo ser compartilhada com todos, ou não. O I Did Work, como o próprio nome supõe, funciona para o usuário descrever o que já foi feito e permite envia-las para o gerente/coordenador para avaliação. Um serviço voltado para empresas cujos membros do grupo não podem estar se reunindo frequentemente para avaliação individual.
Os serviços CRM, são multifuncionais e podem ser utilizados por diversos público, com diferentes agendas com prazos curto e longo, e tarefas que exigem, ou não, planejamento. O Zoho possui diversos sub-serviços (Zoho Meeting, Zoho Creator, Zoho Notebook, entre outros), dentre eles o Zoho CRM o qual permite utilizar diversos aplicativos para cumprimento de tarefas, projetos e compromissos com prazos estabelecidos. Úteis para empresários, agentes comercias, estudantes e afins.
O divertido Remember the Milk, como seu slogan propõe “Nunca esqueça do leite (ou de nada mais) novamente.”. Ele é extremamente versátil por permitir gerenciar as tarefas de qualquer lugar, inclusive quando offline; o acesso pode ser via celular; e envia lembretes por email e SMS. Acredito que seu uso é mais pessoal que institucional, mas nada impede que ocorra.
O Google Calendar é o mais famoso por estar inserido nos emails do Google do público brasileiro. Ele é simples, funcional e atende às necessidades de uma pessoa ser lembrada de seus compromissos de prazos limitados ao enviar mensagens para Caixa de Entrada do usuário.
Cada um dos supra-citados conceitos de interactividade é um claro exemplo do nível abstraccional a que se chegou a sciência da informacção. Não se trata mais de se passar annos estudando grandes e complicados mecanismos phísicos de obtencção de confortos mínimos. Agora abre-se uma nova fenestra para a capacidade humana de abstrair e imaginar. Isso fica claro quando se analisa o phenômeno das agendas, memorizadores, listas de papel higiénico, blogues e outros: nenhum desses productos existe. Não possuem forma phísica que se apresente, nem mermo formas simples, como uma folha de papel. Não existem pois estão em algo que os teóricos alcunham nuvem. Até poucos annos atrás, esse termo não seria utilizado senão como limbo, por ser a sua verdadeira natureza, de não existir em mundo phísico. Com efeito, não existe em mundo phísico, mas, temos acesso, utilizamos e até nos viciamos em tais conceitos e productos. Então, como se poderia afirmar que taes objectos existem? Como provar sua existência? Recorramos a Platão. Platão nos legou a theoria do mundo das idéias, em que estariam as coisas que não são reais, e imaginárias e platônicas. (Redução e simplismo por minha conta) Adaptando-se essa idéia à questão, percebemos que isso que se chama nuvem, ou limbo, é nada mais nada menos que um mundo das idéias moderno, e, para deleite de Platão, bem real. É algo simples de se perceber: são archivos, que ficam guardados em grandes computadores, nos quaes se instalam conexões de alta velocidade e que se conectam com todo o mundo. Mas, phisicamente, não existem taes archivos. Elles são apenas micro alteracções e impressões em pedaços minúsculos de metaes, que, ao serem percorridos por uma corrente eléctrica, traduzem-se em combinações binárias que são, posteriormente compreendidas como bits e adiante. Pois bem, são apenas eléctrons, e não dizem nada sem um grande aparato scientífico junto. Mas vemos os dados, e os usamos e os sentimos. Como? Através do mundo das idéias de Platão e da união de mentes.
As mentes se unem através da theoria de McLuhan, que compreende, entre outros aspectos, que toda tecnologia é uma extensão do homem. Seguindo essa lógica, a informática, por si só, já é uma forma de enorme extensão do cérebro humano. Como não é uma extensão phísica, propriamente dita, chamemos o cérebro de mente. Além de ser uma tecnologia extremamente quente, por isso o surgimento da teia 2.0, é uma tecnologia contemporânea, id est, não se baseia somente na linearidade, na seqüencialidade típica de outros meios de informaçcão, mas, em algo que engloba o momento, utilizando-se do passdo e atraindo o futuro. Um exemplo seria um calendário como o da Google. O producto não somente trata de tempo, posto que é um contador de calendas, como também serve de agenda e pode servir de arquivo, de museu, e, tudo de forma instantânea. Um aviso pode ser dado no instante programado, o indivíduo não mas precisa consultar sua agenda, pode consultar somente seu e-mail. Mas, retornando às mentes conectadas, essa extensão de que se trata a internet é um passo no caminho de extender-se totalmente as mentes e as consciências humanas. Observe-se que cada vez mais necessitamos de nossos e-mails, como algo básico e trivial. Estamos conectados mentalmente, de uma forma nunca antes pensada. Um individuo pode produzir um bem cultural, e no mermo instante de sua finalziação, já recebe as críticas de alguém que mora em uma estação espacial. Não se passou pelos processos comuns de distribuição de bens culturaes, mas, agiu-se como um pensamento: ele surge, não se sabe de que neurônio, passou em uma velocidade assutadora, chegou a um outro neurônio mais crítico, a crítica passa por bilhares de neurônios e retorna ao neurônio original, como se tivesse sido feita ali. Pequnas pílulas de pensamento surgiram, conhecidas como tweets. Grandes armazenamentos de informação, como os wikis, conflitos de personalidades, como o facebook e o orkut. E tudo acessível na mente de um negro pobre do interior da Paraíba, ou de um negro rico, presidente de um país do norte. O próximo passo é unirem-se as consciências e, por fim, as almas.
Com essa idéia em mãos, podemos concluir que, sendo uma empresa um organismo, um sistema interno de comunicacção e gestão de tudo seria como um sistema de união mental na empresa, que aceleraria a producção e a idelalizacção de idéias e productos. É simples de se instruir a se utilizar taes recurso, posto que a interatividade e a possibilidade de se conversar e fugir do trabalho são bem atraentes.
Ps: antes que digam que estou doidão e chapado, isso que eu escrevi pode se tornar um artigo, só to esperando acélia se recuperar pra conversar com ela!
PS do ps: que Deuas a ajude!
Os serviços oferecidos por cada um dos sites representam ferramentas que, se utilizadas em empresas, podem ser muito bem aproveitadas. É clara a facilidade para se utilizar esses serviços como ferramentas de organização pessoal. Mas se pensadas como ferramentas de gestão da comunicação interna cada um dos serviços deve ser analisado quanto a viabilidade de ser utilizado. Assim, cada uma das ferramentas pode ser pensada como um serviço de organização pessoal dentro das empresas. Por exemplo: as reuniões empresariais, almoços com clientes ou quaisquer outros compromissos podem ser relembrados a partir de serviços como o encontrado no site “Remember the milk”; no qual pode-se classificar as tarefas como pessoais e de trabalho, por exemplo. O adepto desta agenda virtual recebe um e-mail o lembrando do compromisso que “anotou” enquanto estava online. O mesmo acontece quando faz-se uso do “google calendar”. O aplicativo é de simples uso e pode ser utilizado em empresas da mesma maneira que o “remember the milk”: como uma agenda pessoal que “lembra” à pessoa seus compromissos profissionais através de um e-mail que o servidor google envia ao e-mail cadastrado.
A partir serviço de listas do “I did work” é possível fazer listas de tarefas: sejam as tarefas do dia, da semana, etc. É possível levar o serviço para facilitar a comunicação em uma empresa, sim. Um exemplo de uso do serviço: cada departamento possui uma conta do “I did work” na qual são postados todos os compromissos daquele setor. Se todos os empregados tiverem acesso ao login e a senha do aplicativo, poderão ficar a par de todos os compromissos agendados.
No serviço de To Do do “Todoist” também é uma lista na qual pode-se colocar todos os compromissos do dia, por exemplo. Assim como a lista “I did work” pode ser utilizado em empresas caso haja uma conta para determinado setor.
No dia-a-dia de uma instituição, certamente é possível utilizar de pelo menos alguns dos serviços de Lembretes, agendas , listas e calendários vistos anteriormente.
Com o Google Calendar , por exemplo, é possível controlar as reuniões e compromissos de todos os funcionários de uma organização de forma compartilhada. A solução web do Google envia alerta para a caixa de e-mail dos funcionários ou para o telefone celular quando alguém esquece um compromisso.
Uma ferramenta que eu não conhecia e que me chamou muito a atenção foi a "Remember to the Milk". Primeiro porque possui um visual discreto e ao mesmo tempo simpático. A idéia de criar um mascote, no caso uma vaquinha, aliando à idéia “nunca se esqueça do leite” com certeza facilita a disseminação do uso da Ferramenta Lembrete. A idéia de se organizar torna-se divertida, simples e acessível para todos, já que possui versão em português também. É possível configurar a ferramenta de aviso para lembrar você sobre suas tarefas, informando com antecedência e para onde os alertas devem ser enviados, por exemplo, celular, email, skype, msn, entre outros. O mais interessante é que é possível utilizar de um mapa para ver onde suas tarefas estão localizadas no mundo real. Sendo possível planejar melhor o caminho mais fácil a se chegar em determinado compromisso.Com ela é possível também trabalhar em grupo ,compartilhando, enviando ou publicando tarefas com outros usuários. Ver as tarefas que estão vencendo hoje e amanhã, e as que você deixou para trás é possível priorizar, estimar seu tempo e adiar tarefas com facilidade.
Dentro de uma empresa, imagino a possibilidade de utilizar desse serviço,
para auxiliar os colaboradores e a gerência a marcarem reuniões, organizarem eventos e visualizar o que está acontecendo dentro e fora da empresa. Por exemplo, uma reunião do departamento financeiro é marcada para o dia 15 no Calendário. Ao entrar na página da ferramenta, um gerente do RH saberá o que está agendado no outro setor e quem estará participando. Assim, caso precise solicitar algo ao Financeiro, poderá se programar para efetuar a requisição antes do encontro.
Acredito que para serem utilizados em organizações, efetivamente, os serviços citados ainda precisam de algumas adaptações. Tradução para o português é uma delas, pois apenas o Remember the Milk é assim. A menos que o inglês faça parte do dia-a-dia de determinada organização, a língua diferente pode ser um empecilho para alguns funcionários.
Os Lembretes e Calendários podem resolver problemas de comunicação, pois como podem ser compartilhados fica mais fácil prever, programar e organizar as atividades de cada funcionário.
Portanto acho que são válidas essas ferramentas em uma organização, desde que os funcionários sejam bem instruídos para utilizar essas ferramentas da melhor maneira.
Por fim, o ListaMania é uma ferramenta para elaborar listas (é possível elaborar a lista, marcar os itens antes de imprimi-la e colocar anotações para cada item). E por isso, pode ser utilizados nos mais variados contextos (lista de compras ou pauta de uma reunião), mas ele surpreende, pois não há a necessidade de se inscrever e as listas são criadas com poucos cliques, de maneira bastante fácil e prática.