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GTD e Action Method
Analisando os dois tipos de serviços de organização (o GTD e o AMO), pode-se notar algumas diferenças. O GTD é mais "superficial", vamos dizer, facilitando o gerenciamento de simples tarefas através da inserção de comentários, prioridades, etiquetas e objetivos, ideal para quem pretende organizar algo a curto ou médio prazo.
Já o AMO é um pouco mais complexo (porém não mais difícil de ser usado), pois possui mais recursos para possibilitar um gerenciamento amplo e efetivo de grandes e longos projetos. Aqui já é possível dividir sua conta com vários projetos diferentes e dentro de cada um se pode inserir várias etapas, referências, lembretes e tudo mais.
Todos os serviços visitados são muito intuitivos, com as páginas organizadas de maneira clara, o que facilita a utilização mesmo por novos usuários que não estão acostumados em usar a tecnologia para se organizar. Talvez alguns serviços de GTD pequem pelo excesso de cores diferentes, o que acaba deixando a página com um visual um tanto quanto "carnavalesco".
Enfim, sem dúvidas todos eles são serviços eficientes para o gerenciamento de atividades e podem, com certeza, se adaptarem à realidade de qualquer um que possua várias tarefas a serem desenvolvidas, pois de maneiras simples estes aplicativos são capazes de garantir a ordem e a efetividade de atividades que devem ser realizadas.
Eu conheço pelo menos outros dois serviços de organização de tarefas. Um é o Basecamp, um serviço de gerenciamento de projeto colaborativo. O outro é o Google Agenda, serviço da Google que, como fica claro já no nome, disponibiliza uma agenda para seu usuário, onde podem ser inseridos dados e informações relacionadas a tarefas que precisam ser realizadas.
Finalmente, é claro para mim que um serviço deste tipo pode ser de grande auxílio para uma empresa, principalmente quando um projeto depende de mais de uma pessoa para sua execução. Exemplo claro disso é o local onde eu trabalho, pois lá, após postarmos um texto no site, precisamos solicitar a imagem que servirá de avatar para tal programa. Assim, o fazemos através do Basecamp, criando uma nova tarefa onde constarão o nome e uma breve descrição do aplicativo. A partir disso, o pessoal que cuida do design do site desenvolve uma imagem adequada. Este método é usado a relativamente pouco tempo e tem dado resultado, facilitando a vida de todos os envolvidos em um projeto.
O método GTD utilizado no toodledo é dificil de usar, pouco intuitivo, apesar de ser facil e simples e de enviar para o e-mail os avisos, que, no meu caso, é uma ajuda, já que eu abro meus e-mails toda hora, mas esqueço dos meus trabalhos… O Action method é mais profissional, tanto é que cobra um bom preço para o uso de licença plena. É utilíssimo, porém, carece de mais ebriedade, de mais cauim para ferver uma boa antropofagia… Mas é bem prático e ótimo para a questão de uma comunicação interna eficaz… Tudo é adaptável ao jeitinho brasileiro, a melhor manifestação cultural de nosso povo… Porque o jeitinho, não é só corromper o que há, mas, com criatividade, achar a resposta para um problema… Sendo assim, sempre se pode usar o jeitinho…
Pode se usar a agenda da google, mas, eu nunca usei, não posso avaliar. Eu, partiularmente (não) uso a minha agenda do flamengo, todo ano compro e todo ano (não) uso.
Basta sugerir o uso, ou convencer os funcionários das vantagens… acredito que, visto que facilita a comuniação, não seria algo rejeitado…
É interessante observar a maneira como o organizador virtual pode auxiliar no dia-a-dia. Ao observar a ferramenta ela pode parecer um tanto confusa; mas basta observar com um pouco mais de atenção que tudo torna-se mais fácil.
Pode-se comparar a agenda virtual com o famoso jeitinho brasileiro: quem não lembra dos compromissos, tarefas e projetos que precisa realizar receberá um e-mail lembrando os esquecidos. Sem grandes esforços qualquer desmemoriado irá lembrar dos compromissos…
Ao longo dos meus anos de atividades em escolas, faculdades e cursos muito utilizei a famosa agenda de papel. Além disso, é comum o uso de agenda no celular.
Em uma empresa, com certeza poderia ser feito o uso de agendas virtuais auxiliando, assim, a comunicação interna. Ao receber por e-mail lembretes de compromissos como reuniões e relatórios para entregar, o número de "esqucimentos" desses com certeza seria menor. É muito comum em empresas o uso da intranet, que também oferece esse tipo de "serviço": através de e-mails internos pode-se lembrar companheiros de trabalho das reuniões, serviços, projetos, relatórios a serem entregues.
Ambos os métodos de organização, são interessantes para quem tem muito o que fazer, mas pouco tempo para lembrar todas as tarefas e organizá-las de forma que a produtividade máxima seja alcançada. Aparentemente, o método GTD, no caso o serviço TaskWriter, é indicado para usuários únicos, ou seja, para uma pessoa utlizar e organizar suas tarefas. Já o Action Method pode ser utilizado por empresas ou grupos maiores de indíviduos e permite gerenciar tarefas e projetos de forma mais completa. Entretanto, apesar de ser mais "simples" o TaskWriter apresenta uma interface mais poluída que a do Action Method. Por serem ambas em ingês, infelizmente, o número de usuários pode ser reduzido, mas no caso de empresas ou grupos de trabalho a adaptação das ferramentas para o contexto brasileiro é extremamente possível.
Na empresa que trabalho utilizamos um gerenciador de tarefas chamado Basecamp, com ele agendamos tarefas a serem cumpridas ao longo do dia e os responsáveis por fazê-las recisam apenas acessar a página do serviço que tudo é compartilhado.
Além destes serviços, há vários outros como os widgets do iGoogle, Google Tasks, o Thymer, RescueTime, Basecamp e a suíte de serviços online Zoho, por xemplo.
O método GTD possibilita organizar as tarefas do dia a dia, de forma a aumentarmos nossa produtividade pois concentramos nossos esforços no que realmente precisa ser feito e no prazo correto. Ao termos acesso uma agenda que nos avisa de nossos compromissos diários trabalhamos para cumpri-los de forma gradativa, otimizando melhor nosso tempo e não nos estressando.
O Action Méthod pelo que percebi permite que façamos um projeto maior pois possibilita a interatividade, a discussão entre as pessoas envolvidas nele , podendo ser acessado por vários membros de uma empresa. Não é um método individual de organização das tarefas como o GTD. A idéia seria separar suas idéias, pensamentos, a medida que elas forem surgindo, para trabalhar mais tranquilamente nas ações.
É perfeitamente possível adaptar esses métodos ao jeitinho brasileiro, por exemplo , mandando e-mails ou mensagens de celular para seu próprio endereço de e-mail ou celular ,ou até mesmo colando lembretes na geladeira, no espelho ou em frente ao computador. Ai vai depender da criatividade de cada um e das possibilidades que tiverem acesso.
Particularmente, sempre utilizei a boa e velha agenda ou mesmo uma folha de papel seja para fazer anotações , lista de leituras , compromissos e atividades que precisam ser realizadas, seja pra planejar o que preciso levar para um acampamento no final do ano.
Dentro da área da comunicação, acredito que os dois métodos sejam perfeitamente cabíveis. O primeiro método para lembrar-nos de realizar tarefas simples como criação de uma lista de ligações telefônicas a fazer ou de tarefas a serem feitas no computador. O segundo método, se fosse utilizado na organização de um grande evento, seria de extrema importância, pois facilitaria a comunicação entre todos os envolvidos pra que não se esquecesse de detalhes, como a confirmação de todos os convidados e palestrantes , além dos responsáveis pelo serviço de decoração, aspectos técnicos, limpeza, e etc.**
O organizador eletrônico Getting Things Done – GTD, uma metodologia de gerenciamento de ações criado por David Allen, prioriza a criação de listas de tarefas conforme o contexto (contas a pagar, aniversários, trabalhos de faculdade, etc) que devem ser executadas a curto prazo. Ao passo que o Action Method Online – AMO é voltado à idéia de organizar projetos de maneira profissional, ou seja, aporta grandes realizações que exigem planejamento a longo prazo.
Embora os dois sistemas sejam efetivos, deve-se considerar o usuário. Um estudante, cujas maiores preocupações em relação a prazos sejam trabalhos de faculdade, aniversários e compromissos sócias, utilizar o GTD tende a ser melhor aproveitado que o AMO.
Por definição, “jeitinho brasileiro” expressão a malandragem histórica do povo brasileiro. Ao longo de sua história, toda população já deve ter ouvido falar do uso desse “jeitinho” para conseguir obter o que se pretende por meios nem sempre lícitos.
Há quem tenha orgulho de ser brasileiro por fazer uso desse método, se é que dá para chamar assim. Mas na prática, é o indivíduo ter consciência do que é certo e errado, age de modo consciente contra princípios morais, porém o faz porque estará tendo vantagem.
No contexto da adaptação dessa característica de muitos brasileiros para os organizadores acima citados, ele poderia ser feito para arranjar outros meios de avisar o usuário de seus compromissos além dos já disponíveis, como envio de SMS, por exemplo.
O Windows Vista possui um organizador/agenda muito versátil e fácil de utilizar. Porém, por não se tratar de um gerenciamento online, as atualizações só são possíveis se o usuário a fizer, e não o mantém informado quanto aos prazos. Ao contrário do Google Agenda, que manda por email compromissos considerados importantes.
Acredito que organizadores eletrônicos implantados num departamento de uma instituição funcionando como broadcasts lançados pela intranet seriam de muita ajuda para alcance dos objetivos e metas estabelecidas.
Como se constata em quase todas as fontes indicadas para leitura o GTD(getting things done) é um método criado/desenvolvido por David Allen. Por que alguém criaria um método de gerenciamento de tempo? Muito provavelmente por ter problemas para com a organização desses aspecto da vida. Porém, se pensarmos melhor, isso transcende a mera formalidade da organização, que se tornou tão essencial na atualidade. Otimizar a realização de tarefas por meio da otimização do tempo, como o próprio método propõe (segundo a wikipedia), desocupa a mente tornando-na mais leve para dedicar-se nas tarefas em si, ou mesmo em pensamentos subjetivos. É assente, embora obscuro, que a subjetividade é inerente à atividade humana. Em diferentes épocas da história, personalidades desenvolveram novas formas para organizar melhor o tempo e o desenvolvimento de atividades. Um grande exemplo disso é um matemático e filósofo francês chamado de René Descartes (Renatinho Cartésio, pros íntimos), que por acaso(ou não), escreveu o método, que se tratava, sobretudo, além é claro do conteúdo filosófico, de uma melhor forma de pensar, ou por que não, de agir.
Digo mais, as semelhanças entre eles não param na otimização do tempo, ou na melhor forma de se organizar. Descartes (já que não sou tão íntimo assim) disse em alguma época de sua vida que a melhor forma de viver era participando do maior número possível de diferentes práticas. David Allen, pelo jeito seguiu o conselho… Segundo a wikipedia, até os 35 anos já tinha tido 35 empregos, a maturidade veio a tona com a re-aplicação do método, uma forma contemporânea de se organizar. Já que nossas tarefas, nossas preocupações e nossos anseios aumentaram bastante, mas nosso tempo não!
o GTD prioriza a análise das atividades, sugerindo até classificação de tarefas, de modo o qual tarefas que tomem pouco tempo sejam realizadas imediatamente. Sem sombra de dúvidas é uma ferramenta e tanto para organização, seja pessoal ou profissional.
Já o AMO (Action Method Online) é um método que foca as ações, eles sugerem que o mundo está chei de idéias não executadas. Inclusive é até necessário que as ações a serem executadas iniciem com um verbo: faça isso, ligue para alguém…
Esse método é bastante indicado para quem precisa fazer um projeto de longa duração, sobretudo no mundo empresarial. Onde haverão tarefas e discussões na mesma plataforma.
O "jeitinho brasileiro" aparentemente não pode ser formalizado. Sendo assim, embora na aplicação ele continue vigente, por exemplo para solicitar mais prazo ou explicar um atraso. Na plataforma online ele contínua escondido. Exceto quando a atividade pode ser realizada pela própria internet. O fato é que nem sempre o que parece ajudar ajuda.
Eu costumo usar o google agenda e o novo "tarefas" do gmail. é interessante por ser prático e simples para quem não precisa de muito.
Com certeza essas novas tecnologias tornar-se-ão imprescindíveis em breve, para diversas áreas, a nossa, comunicação, não ficará para trás. Assim como já é feito em algumas empresas, a tendencia é que todos façam adesão dessas novas formas de dividir e organizar tarefas entre diferentes pessoas dentro de uma organização.
Existem várias maneiras de uma pessoa se organizar, listando compromissos, tarefas, prazos e horários a serem cumpridos. Dois serviços que têm esta proposta são o GTD (Getting Things Done) e o AMO (Action Method Online). O primeiro foi inventado por David Allen e é mais “básico” que o AMO, pois deve ser utilizado por um usuário único, uma única pessoa. No GTD o usuário pode organizar e gerenciar suas ações através de listas de tarefas, inclusão de comentários, relacionar eventos, priorizar atividades, entre outros aplicativos que possam “agilizar” a execução das tarefas. O GTD é indicado para gerenciar tarefas simples e de curto ou médio prazo, tanto no ambiente pessoal quanto no profissional.
O segundo serviço, o AMO, já é mais complexo que o anterior e também mais profissional, pois além dos seus aplicativos cobra um preço considerável pela licença. Além disso, possui mais recursos e é indicado para o âmbito empresarial, principalmente na realização de grandes projetos a longo prazo, como um evento. É excelente para a comunicação interna de uma empresa pois permite a interatividade entre os membros, ou seja, as pessoas podem discutir sobre determinadas tarefas e dividir o projeto em etapas, inserir lembretes, referências, etc.
Em relação ao jeitinho brasileiro, os usuários dos serviços poderiam se utilizar de outros métodos para não esquecer as tarefas, como por exemplo, o envio de e-mails ou de SMS. É claro que existem outros métodos menos convencionais, pois uma agenda criada no Microsoft Excel, por exemplo, já resolveria o melhor aproveitamento do tempo se listadas com horários e prazos. Eu particularmente, já ouvi falar em outros serviços da internet para organizar tarefas, mas não conheço nenhum profundamente, pois ainda sou adepta da agenda manual e dos lembretes post-it amarelinhos.
Apesar de não utilizar estes serviços agora, acredito na possibilidade de me tornar usuária futuramente, já que dentro de uma empresa exige-se organização. O AMO, principalmente, facilitaria muito a comunicação interna entre funcionários inseridos num mesmo projeto. Até mesmo lembretes de compromissos seria importante no âmbito organizacional. Enfim, estes serviços facilitariam muito o trabalho dentro de uma empresa e a administração do tempo com muitas atividades pequenas.
As pessoas organizam suas tarefas via agenda impressa e da maneira virtual. Para mim a melhor maneira de se programar ainda é por agenda impressas, pois não estou 24h por dia conectada à internet.
Conheço outra forma de organização que se compõem de quadros ou bilhetes geralmente deixados na parede da sala ou quarto, locais frequantados na casa.
Acredito que a organização virtual do dia-a-dia será muito utilizada porque o computador vem tomando conta da rotina.A comunicação interna pode ser melhorada a partir desses novos métodos virtuais, desde que a empresa esteja habituada a utilizar a rede, a planilha poderia conter todas as atividades e permitir uma visão geral do andamento da organização, além de ser mais flexível para mudanças do que anotações em papel.